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管理办公室变化的4个简单问题

作为一家网络营销公司的负责人,我对变化的概念并不陌生。我的行业是由新思想驱动和定义我的同事和我都在不断地重塑自己。

当你尝试着做一些像管理搜索排名,付费广告,内容营销和吸引用户等事情时,总是会有新的趋势和实践需要你去跟上。

在这种背景下,处理技术挑战看起来应该是一件相当简单的事情。从理论上讲,硬件和软件总是越来越好,选择更新、功能更多的产品应该很容易,对吧?

但是,根据我的经验,事情不是这样的。我和我的团队会考虑我们希望进行哪些升级或更改,并在简单的功能比较之外仔细观察并提出以下4个问题……


#1为什么改变是必要的?

偶尔,你会遇到一些人,他们喜欢为了改变而改变,尝试新的工具,成为早期的采用者。然而,这些都是规则的例外。虽然总有更新、更好、更闪亮的天体等着我们去发现,但现实是这样的我们大多数人都不喜欢改变自己的习惯更不用说让我们的职业生涯天翻地覆了。

所以,我们首先要问自己为什么需要改变。有时候答案是显而易见的。最近,我的公司发现像MacMail和iCal这样的常用程序存在局限性。它们对于日常用户来说已经足够了,但是当您的收件箱中存储了成千上万条消息时,它就会占用您的时间永远去获取你需要的东西。单就速度而言,显然需要一个新的解决方案。

在考虑了几个选项后,我们决定尝试一下谷歌的G Suite。我们不喜欢它的界面(谷歌比Mac的流畅界面实用得多),但喜欢Cloud的功能更简洁。此外,它的可扩展性更强,更适合我们想要实现的目标。

简而言之,对立即和果断的改变的需求是显而易见的,因此这个过程中最困难的部分——决定是否在第一时间做出改变——变得简单多了。


#2这种改变值得付出代价吗?

重要的是要认识到改变的过程有许多固有的代价。通常,当您从一种技术解决方案转移到另一种技术解决方案时,您最终会在硬件、软件或订阅上花钱。然而,在我们的案例中,真正的成本(就像他们通常做的那样)是生产力的下降。

简单地说,我们并不像苹果工具那样喜欢使用新的G套件。我和我的团队都不太喜欢这个界面,特别是在与苹果公司合作多年之后。考虑到我们需要它们完成特定的工作,我们可能并不会认为工具很丑,但设计师并不擅长改变过去的美学。学习一个新的系统,一个我们并不特别喜欢的系统,影响了我们的工作流程。

在这种情况下,这种改变的“代价”主要是轻微的刺激,所以我们向前推进并学会喜欢它。然而,如果财政负担或后勤挑战足够大,它可能会促使我们更仔细地重新考虑我们的计划。

通常情况下,当您更仔细地查看更改工作所需的内容时,您在华丽的演示中看到的功能会被现实世界的考虑所取代。


新的解决方案会带来新的问题吗?

作为我们转移到谷歌的G Suite的一部分,我们还决定使用它的在线存储、备份和文件共享功能GoogleDrive。由于我们的通讯方式正在现代化,这一举动似乎是理所当然的。当你考虑到备份磁盘空间是包含的(免费的),这会让我们在Dropbox或Box等服务上花费更多的时候,这一点尤其正确。

然而,我们再次认识到,升级我们的技术并不像我们想象的那样快速或容易。我们几乎立即遇到了文件传输限制。这对我们来说是一个问题,因为我们经常在任何时候为我们的客户项目处理超过700g的活动文件,如果我们包括用于远程访问的非活动文件,那么总共需要存储大约2tb的信息。

转账限制意味着要在很长一段时间内把东西一件一件地转移到网上。在实时生产环境中访问它们几乎是不可能的。我们发现自己在上传、下载、替换和存储重复的副本,这让人困惑,而且真的很没有必要。

最终,问题解决了,变通方案也到位了。值得一提的是,我们在我们的领域拥有最好的It团队,使用最前沿的谷歌技术,他们和我们一样受到G Suite局限性的挑战。

如果我们一直试图做出更大的改变,或者遇到更严重的挫折,很容易就能看到我们如何回到一个久经考验的设定,即使它并没有实现我们所希望的一切。

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团队成员会买账吗?

在许多企业主和高管生活的梦想世界中,决策是由公司树的顶端做出的,然后由下面的人忠实地执行。但即使在我们的小办公室里,情况也并非如此。

我从我的团队中得到了许多关于他们喜欢什么和不喜欢什么的反馈。而且,因为他们没有强烈而紧迫的动力去接受那些不直接适用于他们的改变,所以他们的转变比其他情况下要慢。

最终,我认为,如果必须使用它并与之共存的人不同意,就很难在业务中实施任何形式的改变。

如果你不解释为什么改变是必要的,然后提供适当的培训或环境,你能期望的最好的结果就是生产力会被破坏。更糟糕的结果是没有人配合,或者你的同事不能完成他们最好的或最具创造性的想法,因为他们被技术或工具分散了注意力。

当然,您可以指示将要发生的更改。但是,你必须得到真正的认同,这样每个人都在朝着同一个目标努力。这样整个过程就会进行得更快更顺利。


改变是必要的,但管理改变也是必要的

通过这四个问题,我可以理解你是否认为我在某种程度上抗拒改变,或者不喜欢使用新的硬件软件。事实并非如此。

熟悉新技术和新思想,不仅对跟上竞争很重要——它让我们能够跟上竞争挑战建立工作流和思维方式。

与此同时,我认为仅仅为了做一些不同的或时髦的事情而制定的改变不可能产生好的结果。你必须三思而后行,考虑到所有的成本、挑战和机遇。

在我的公司,我们一直在学习新的东西,我们喜欢的许多解决方案(如HubSpot软件、Adobe的创意套件、Harvest账单和时间跟踪工具、Asanna项目管理软件,以及我们办公室里常用的iMac电脑)都减少了我们的运营预算。但是,我们遇到的问题很少,因为他们的工作就像他们应该做的那样,我们得到了团队中每个人的完全支持。

当然,这并不是说谷歌创造了劣质产品,也不是说要开始就特定的平台和软件包展开辩论。相反,它提醒我们,管理变化不仅仅是报价和功能列表。

如果你真的想随着时间的推移建立一个更好、更强大的公司,你必须聪明地进行改进而且你擀面的方式。

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主题:商业策略

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